Beaucoup d’entreprises sont équipées, ou s’équipent d’un logiciel RH ou SIRH (comme par exemple Kelio chez Bodet). L’objectif d’une telle mise en œuvre est d’améliorer les gains et la productivité. Plus qu’un simple outil de travail, il s’agit d’une véritable solution de pilotage dans la mesure où les informations qu’il contient et délivre permettent de prendre des décisions stratégiques de meilleure qualité pour gagner en efficacité.

Nécessaire à l’optimisation des conditions de travail, un logiciel RH est bénéfique à tous les collaborateurs de l’entreprise.

Zoom sur la mise en œuvre d’un logiciel RH en entreprise

Définir les besoins de l’entreprise en matière de gestion RH

Pour mettre en place le bon logiciel RH ou SIRH, il est indispensable de faire un état des lieux des besoins de l’entreprise.

En effet, comment choisir l’outil adapté à l’entreprise (d’autant plus que les logiciels RH sur le marché sont nombreux) si les besoins en matière de gestion RH ne sont pas clairement identifiés ?

Cette étape permet de dresser une liste complète des processus que le logiciel devra intégrer, par exemple : 

• la gestion de la paie ;
• la gestion des recrutements ;
• la mise en œuvre de la GPEC (Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences) ;
• la gestion des temps de travail ;
• etc.

Définir les méthodes de la mise en place du logiciel RH

Une fois les besoins recensés, l’entreprise a alors toute la latitude nécessaire pour déterminer les méthodes et les conditions de sa mise en œuvre. En dressant le cahier des charges du projet, l’entreprise sera à même de répondre à une question primordiale : qui s’occupera du déploiement du logiciel ?

Plusieurs solutions sont en effet possibles. Selon la taille et les compétences internes, l’entreprise peut choisir de confier la mise en place à une seule personne (responsable RH, développeur, informaticien) ou de déployer sa solution en mode projet en montant une équipe dédiée. En l’absence de compétences internes, il est préférable de recourir à un prestataire externe (l’éditeur de l’outil RH le plus souvent).

Choisir le logiciel RH à mettre en place

Enfin, l’entreprise (la Direction ou la personne/équipe choisie) doit choisir le logiciel adapté à ses besoins. Pour cela, il convient de comparer les différentes solutions proposées sur le marché. Outre la corrélation avec le cahier des charges, certaines caractéristiques sont à prendre en compte, comme :

• la compatibilité avec les outils informatiques déjà en place dans l’entreprise ;
• l’intégration de modules complémentaires ;
• la préconfiguration du logiciel par l’éditeur (pour une utilisation simplifiée et rapide) ;
• etc.

Enfin, nous vous conseillons de vérifier les conditions (et tarifs) de la maintenance et de mise à jour du logiciel RH.